Mungkin terdapat ramai orang yang masih belum mendengar tentang Carta Gantt, termasuk Anda.
Atau mungkin Anda sebenarnya telah menggunakannya, tetapi Anda tidak faham sama ada jadual atau graf yang mengandungi senarai kerja dan garis masanya dipanggil Carta Gantt.
Ya, secara asasnya Carta Gantt ini digunakan sebagai alat sokongan dalam pelaksanaan pengurusan projek.
Artikel ini akan membincangkan secara terperinci tentang Carta Gantt, komponen di dalamnya, faedahnya dan petua untuk membuatnya.
Apa Itu Carta Gantt?
Carta Gantt ialah carta yang boleh memaparkan senarai visual tugas yang dijadualkan dalam projek berdasarkan masa yang telah ditetapkan.
Carta ini telah wujud selama hampir satu abad. Pada mulanya carta ini diperkenalkan oleh Henry Gantt yang merupakan seorang jurutera mekanikal di Amerika pada tahun 1910.
Henry Gantt mencipta kaedah untuk menerangkan perancangan pengeluaran dan loading resources untuk kilang dan bengkel.
Carta Gantt ini mula-mula dikenali sebagai jadual dan bukannya carta yang menerangkan konsep penghantaran barang dan juga masanya.
Dahulu kata-kata orang menjadi pengikat kerja, bermakna janji pengiriman perlu dipersetujui. Semua kerja di kilang mesti dirancang dengan tepat apabila pesanan baru diterima.
Sebelum komputer wujud, Carta Gantt ialah lukisan jadual yang ditulis secara manual dengan tangan dan memerlukan semakan manual setiap kali terdapat perubahan dalam data.
Bahagian kemajuan pada Carta Gantt membolehkan pihak yang terlibat untuk menunaikan semua janji yang dibuat, meminimumkan risiko dan mengelakkan kelewatan dalam kerja atau penghantaran barang.
Carta Gantt digunakan untuk merancang dan menjadualkan projek, sama ada projek kecil atau besar.
Kaedah ini sangat berguna untuk menunjukkan kerja yang dijadualkan untuk dilakukan pada hari tertentu.
Ini juga boleh membantu Anda melihat tarikh projek akan bermula dan berakhir dalam visual grafik yang sederhana.
Manfaat Carta Gantt
Pada asasnya, faedah utama Carta Gantt adalah untuk membantu Anda mengurus dan juga menyelia projek besar yang sangat kompleks, atau projek sederhana.
Selain itu, terdapat beberapa faedah lain yang boleh Anda rasai apabila Anda mencipta Carta Gantt, iaitu seperti berikut:
1. Meningkatkan Komunikasi dan Penjajaran Kumpulan
Carta ini telah terbukti digunakan sebagai alat yang boleh memudahkan komunikasi.
Mana-mana pengurus yang menggunakan carta ini sudah tentu akan dapat mengetahui siapa yang perlu menyelesaikan tugas.
Oleh itu, Anda boleh memberi nasihat dan juga maklumat yang jelas di dalamnya.
2. Mengelakkan Penggunaan Sumber Berlebihan
Dengan memberi perhatian kepada tugas dan proses yang mesti dilalui dengan Carta Gantt, maka sebagai pengurus Anda boleh mengurus sumber secara optimum.
Oleh itu, Anda boleh mengagihkan tugas dengan menjajarkan pelbagai sumber dengan sewajarnya.
Jika ini dapat dilakukan dengan betul, maka projek-projek sedia ada juga boleh disiapkan mengikut bajet dan tarikh akhir yang telah ditentukan.
3. Mengukur Kemajuan Projek
Dalam kes ini, Anda boleh memantau kemajuan setiap projek yang sedang dilakukan.
Jika ternyata projek yang sedang dilakukan lewat daripada jadual yang telah ditetapkan, maka Anda boleh membuat penilaian.
Selain itu, Anda juga boleh menentukan strategi yang betul untuk menyelesaikan masalah, supaya masalah dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat.
4. Pengurusan Masa yang Lebih Baik
Gantt Cahart juga boleh membantu Anda untuk melakukan pengurusan masa yang lebih baik.
Ini kerana Carta Gantt dapat memudahkan Anda membuat jadual dan juga menentukan masa yang mencukupi untuk setiap tugasan.
5. Mewujudkan Rasa Tanggungjawab
Carta ini mempunyai fungsi dalam mewujudkan rasa tanggungjawab yang lebih tinggi dalam persekitaran kerja.
Kenapa?
Ini kerana pengurus dan kumpulan dapat melihat bagaimana sesuatu tugas dan sasaran mesti dicapai oleh setiap orang.
Selain itu, pengurus juga boleh membantu sesiapa sahaja yang dapat memberikan prestasi terbaik dan boleh diberikan anugerah.
Komponen Carta Gantt
Secara umum, bahagian menegak pada Carta Gantt mewakili pelbagai tugasan yang mesti diselesaikan, manakala bahagian mendatar mewakili masa.
Kebanyakan carta Gantt dicipta menggunakan Excel atau dengan perisian pengurusan projek khas.
Jika Anda mencipta menggunakan perisian khas, biasanya akan terdapat lebih banyak ciri yang boleh Anda gunakan.
Contohnya, seperti detail tugas yang lebih terperinci, menjejak kemajuan dalam masa nyata dan dapat menyeret garis masa untuk dapat mengemas kini jadual projek dengan segera.
1. Task List
Komponen pertama Carta Gantt ialah senarai tugas yang ditulis secara menegak dari atas ke bawah.
Ini mengandungi pelbagai jenis kerja yang perlu disiapkan oleh individu atau kumpulan tertentu.
Senarai kerja ini juga boleh dilakukan serentak dengan kumpulan lain atau secara berperingkat untuk setiap proses.
2. Timeline
Selain senarai tugas, Carta Gantt juga menyediakan maklumat tentang garis masa kerja yang terdiri daripada tarikh mula dan tamat sesuatu kerja atau tugas.
Jika senarai tugas ditulis secara menegak dari atas ke bawah, maka garis masa ditulis secara mendatar dari kiri ke kanan.
Untuk format masa, Anda boleh menggunakannya dalam bentuk hari, minggu, bulan atau tahun.
Bagi projek yang mempunyai tempoh masa yang panjang biasanya menggunakan format bulan atau tahun.
3. Dateline
Garis tarikh dalam Carta Gantt ialah garisan yang terletak di tengah garis masa dan menunjukkan masa sekarang.
Baris ini akan memberikan maklumat tentang kerja atau tugasan yang mesti diselesaikan sekarang dan akan datang.
4. Bars
Komponen seterusnya bagi Carta Gantt ialah Bars, iaitu bahagian yang menyediakan maklumat tentang tugasan yang telah diselesaikan bersama dengan tarikh akhir untuk tugasan tersebut.
Bar ini juga boleh dikatakan sebagai bahagian yang menyediakan maklumat tentang kemajuan projek.
5. Progress
Komponen seterusnya ialah progress. Jika Anda melihatnya sepintas lalu, progress dengan bars ini hampir sama.
Namun, kedua-duanya mempunyai perbezaan. Jika bars dilukis menggunakan carta bar, progress ditulis menggunakan peratusan.
6. Milestones
Terdapat juga bahagian yang dipanggil milestone iaitu bahagian yang boleh memberikan maklumat tentang tarikh atau agenda penting yang mesti diusahakan dalam projek yang sedang berjalan.
Pada tarikh penting itu, pencapaian akan muncul dan kumpulan dapat melihatnya. Oleh itu, Anda atau kumpulan Anda tidak akan terlepas agenda.
7. Dependencies
Dependencies dalam Carta Gantt ialah garis yang menghubungkan dua tugasan yang saling bergantung.
Sesuatu kerja kadangkala perlu disiapkan sebelum kerja lain boleh dimulakan. Contohnya semasa membina aplikasi.
Dalam kes ini, proses penyelidikan pengguna sudah tentu mesti dijalankan terlebih dahulu, selepas itu aplikasi baru boleh direka bentuk.
Dalam Carta Gantt kedua-dua tugas ini boleh disambungkan dengan garisan. Oleh itu, akan ada maklumat tentang dua tugas yang saling berkaitan tersebut.
8. Resource Assigned
Senarai tugas telah disusun sepenuhnya dan mempunyai masa yang jelas. Namun, masih ada yang hilang.
Siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugas?
Setiap orang yang bertanggungjawab untuk tugas tertentu akan diterangkan dalam resource assigned ini.
Tips untuk Membuat Carta Gantt
Seperti yang telah dijelaskan sebelum ini, Carta Gantt ini boleh dibuat menggunakan excel atau dengan menggunakan perisian khas.
Setiap orang atau setiap organisasi tentunya mempunyai keperluan yang berbeza dalam menggunakan Carta Gantt ini.
Walau bagaimanapun, terdapat beberapa tips asas yang boleh Anda lakukan jika Anda ingin membuat Carta Gantt, iaitu seperti berikut:
1. Kenal pasti Matlamat Projek
Tips pertama yang boleh Anda lakukan dalam membuat Carta Gantt ialah mengenal pasti projek yang Anda sedang kerjakan dengan lebih khusus.
Ini sudah tentu diperlukan supaya Carta Gantt yang Anda cipta dapat memberikan gambaran yang baik tentang proses kerja.
2. Buat Senarai Tugasan Dengan Detail
Tips seterusnya ialah mengenal pasti dan juga membuat senarai tugasan yang lengkap dan terperinci yang mesti Anda selesaikan dalam sesuatu projek.
Untuk membuat senarai tugasan yang lengkap, Anda boleh menciptanya menggunakan struktur pecahan kerja.
Kaedahnya agak mudah, Anda hanya perlu membahagikan pelbagai projek besar kepada satu tugasan dan sub-tugas untuk mencapai matlamat projek akhir.
Caranya ialah dengan membahagikan projek yang lebih besar kepada tugasan dan sub-tugas atau peringkat yang diperlukan untuk mencapai matlamat akhir projek.
Anda juga boleh menggunakan konsep mind mapping untuk membantu Anda membahagikan projek besar kepada struktur pecahan kerja yang lengkap.
3. Perhatikan Hubungan antara Tugas
Pastikan semua gambar rajah pada Carta Gantt yang Anda cipta dapat memberi gambaran tentang urutan dan hubungan antara tugas dalam projek.
Atau jika ada tugasan tertentu yang tidak dapat diselesaikan, maka Anda perlu menunggu sehingga selesai.
Dengan mengenal pasti antara tugas, sudah tentu, Anda akan mendapati lebih mudah untuk menentukan tempoh dan garis masa projek.
4. Tentukan Timeline Projek
Anda mesti boleh membuat keputusan dan membahagikan deadline pada setiap projek yang Anda lakukan,
Setiap tugas, sudah tentu, mempunyai deadline. Supaya Anda boleh menganggar deadline, maka Anda boleh memantau laporan projek yang sama sebelum ini.
Atau boleh juga dengan membincangkannya secara langsung dengan team yang berkaitan dengan tugas tersebut.
5. Mengawasi Kemajuan Tugas
Selepas Anda berjaya mencipta Carta Grantt, kini Anda mesti sentiasa mengawasi kemajuan tugasan tersebut.
Ini sudah tentu sangat penting untuk diberi perhatian supaya Anda mengetahui kemungkinan halangan yang wujud, supaya Anda boleh membangunkan strategi penyelesaian.